Het beheren van archieven is een klus waar voor veel bedrijven niet direct prioriteit ligt. Het zijn vaak de wat minder leuke klusjes die onderop de lijst komen te staan. Desondanks is het beheren van archieven een van de belangrijkste bedrijfstaken om dagelijkse processen in goede banen te begeleiden en rechtelijke problemen te voorkomen. We geven je een aantal tips om jouw archiefbeheer op orde te krijgen.

Vernietig nutteloze bestanden en documenten

Archieven puilen vaak uit van onnodige documenten die nooit meer worden gebruikt. Dit begint bijvoorbeeld al met de documenten die niet zo lang bewaard mogen blijven: de wettelijke bewaarplicht is verstreken. Je kunt dit zelf doen, maar er zijn ook professionele vernietigingsdiensten die deze taken op zich kunnen nemen. Dergelijke bedrijven doen alles via de laatste bewaringsprotocollen. Ze bevestigen de vernietiging verplicht met een geldig vernietigingscertificaat.

Bepaal de behoefte aan opslagruimte

De meeste gearchiveerde papieren documenten zijn zelden toegankelijk voor hun vernietiging, maar in de tussentijd moeten ze worden opgeslagen op een plaats waar ze goed beschermd en bewaard worden. Papieren dossiers zijn bijzonder kwetsbaar voor permanente schade door brand, overstromingen en natuurrampen. Als gevolg daarvan moet de archivering plaatsvinden in een beveiligde faciliteit.

Bescherming tegen calamiteiten

Dergelijke archiefbeheerdercentra zijn speciaal ontworpen om jouw documenten te beschermen tegen calamiteiten die uw faciliteit kunnen overkomen, zoals de hierboven genoemde natuurverschijnselen en lekkage. Alle bestanden worden opgeslagen op rekken met een hoge dichtheid die ze beschermen tegen stof, vuil en vocht. Daarnaast is een documentatiecentrum uitgerust met functies om de bescherming en bewaring van documenten op lange termijn te garanderen zoals klimaatbeheersing, branddetectie en brandwacht.

Archiefbeheerders met snelle terugzending

De meeste archiefbeheerders die jouw documenten beheren, sturen bij aanvraag op werkdagen binnen 8 uur jouw gewenste documenten op. Doordat zij goed georganiseerd zijn, kan dit vaak nog sneller. Je documenten zijn te allen tijde veilig en gecodeerd.