Zoals bekend is data een van de belangrijkste factoren in de bedrijfsvoering. Zonder data is het onmogelijk om goede, onderbouwde keuzes te maken en het speelt dan ook een enorme rol in ieders leven. Veel bedrijven hebben hun informatie nog op papier opgeslagen. Denk aan klantdossiers, rapportages, plannen en procesbeschrijvingen. Met de technologische veranderingen van de laatste jaren is het mogelijk (en misschien wel nodig) om deze hard-copy data te digitaliseren. We bespreken de voor- en nadelen van deze ontwikkeling voor een bedrijf.

Voordelen van een digitaal archief

Het eerste voordeel is de ruimtebesparing die een digitaal archief oplevert. Vergeet de ladekasten of inloopkasten bomvol met mappen en dossiers. Zet alles op een server in een database en je bespaart een hoop aan opslagkosten. Zeker omdat de kosten van digitale opslagruimte alsmaar lager worden. Deze ruimtebesparing draagt ook bij aan de het gemak waarmee je de gegevens kunt verplaatsen.

Het tweede voordeel is het gebruiksgemak van een digitale database. Databases zijn op meerdere manieren te sorteren, indexeren en te doorzoeken. Bij een papieren archief ben je toch afhankelijk van een bepaalde indexatiemethode. Denk bijvoorbeeld aan het decimale systeem van Dewey, wat bij bibliotheken gebruikt wordt. Het is duidelijk waar iets zou moeten staan, maar het vinden is een stuk lastiger.

Ten derde realiseer je een besparing op de arbeidskosten die gepaard gaan met het uitvoeren van werkzaamheden waar data aan te pas komt. Kijk bijvoorbeeld naar het versturen van facturen. Met een papieren archief kost dit een hoop tijd om uit te zoeken wanneer kosten gemaakt zijn en waarvoor. Er moet een brief opgesteld worden en deze moet correct verwerkt en verstuurd worden. Afhankelijk van de organisatie kost dit enorm veel operationele tijd die ook ergens anders in gestoken kan worden.

Het laatste grote voordeel heeft te maken met controleerbaarheid van wijzigingen. Als een persoon een wijziging maakt in een digitaal document wordt afhankelijk van de software meteen opgeslagen wat er gewijzigd is en door wie. Met een papieren administratie is dit vrijwel onmogelijk.

Nadelen van een digitaal archief

Het eerste nadeel is een software risico. Stel je hebt een data management systeem van een bedrijf wat failliet gaat of het product niet meer ontwikkelt. Het is dan mogelijk dat je niet meer bij je gegevens kan en een ander systeem moet aanschaffen of inrichten. Dit kost geld en tijd.

Het tweede nadeel heeft te maken met compatibiliteit. Sommige formats van dataopslag zijn voor het ene bedrijf de standaard, terwijl andere bedrijven het juist niet gebruiken. Er gaat tijd en geld verloren om verschillende systemen en formats compatibel te maken.

Ten derde is het converteren van een bestaand papieren archief naar een digitaal archief een duur project. Je moet een bedrijf inschakelen dat gespecialiseerd is met het digitaliseren van een archief. Zij hebben namelijk de kennis en systemen in plaats om te zorgen dat je data niet verloren gaat. Daarnaast moet je de mensen die met de systemen moeten werken leren hoe het systeem werkt. Dit kost op de korte termijn tijd en geld. Voor sommige ondernemingen is dat een probleem.

Het laatste nadeel heeft te maken met veiligheid. Het is bijzonder eenvoudig om digitale bestanden te verwijderen of op een andere manier te beschadigen. Als je hele belangrijke documenten ineens kwijtraakt kan dat desastreus zijn. Het is daarom aan te raden om van de echt belangrijke zaken altijd een hard copy te hebben op een veilige locatie als back-up.